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Como construir listas de tarefas que realmente funcionem

Essa semana estamos falando muito de listas no nosso Instagram. No post 10 Motivos para adotar um sistema de organização eficaz contamos os motivos pelo qual podemos está falhando em gerenciar nossas atividades. Além disso, enumeramos critérios para fazer com que sua forma de organizar a rotina seja mais precisa.

No entanto, ao observar esses sistemas podemos encontrar algo que todos tem em comum: listas. E talvez é exatamente nelas que as frustrações começam.

Listas devem ser feitas para facilitar nossa vida e aliviar nossa mente, certo? Mas nem sempre elas funcionam, nos dando aquele gostinho amargo de uma pilha de coisas pra fazer que só se acumula. Porque será que isso acontece?

A primeira coisa que podemos fazer para que uma lista funcione é analisar como ela é feita. Dê uma olhadinha na sua lista de hoje e se pergunte:

1. Ela é muito longa? 

A menos que você tenha super poderes, não recomendamos construir uma lista com mais de 10 tarefas por dia. Isso porque a probabilidade de frustração pode ser maior. Procure reduzir o número de atividades e negociar prazos caso seja necessário.

2. Quantas tarefas na lista vai exigir muito tempo ou esforço mental? 

Algumas tarefas operacionais podem exigir muita concentração e tempo. Quando elas aparecem de mais em uma lista diária podem te deixar exausta(o), ou se torna humanamente impossível de serem executadas no mesmo dia. Nesse contexto o melhor é não colocar mais de 2 tarefas dessa natureza no mesmo dia.

Contudo, caso elas sejam vitais, tente fracioná-las em intervalos de tempo (usando o método de pomodoro, por exemplo) ou de dias. A intenção aqui é não te sobrecarregar

3. Apenas eu posso fazer essas atividades?

Dependendo da quantidade de atividades nessa lista, não é vergonha nenhuma pedir ajuda pra dividir tarefas com outras pessoas. Porém, entendemos que nem sempre conseguimos fazer isso. Seja por um pouco de apego, por acreditar que talvez outra pessoa não entenda muito bem e não faça do jeito “certo”, ou por não ter como quem dividir mesmo.

Mas, aconselhamos que você pense direitinho se não há mesmo ninguém que possa te ajudar de alguma forma a aliviar essa lista de tarefas. E, em caso de apego, faz isso não amiga(o). Se você já teve alguma experiência ruim delegando tarefas pode ter sido porque a pessoa não entendeu muito bem a atividade ou não estivesse tão envolvida nos porquês dela, mas continue acreditando, delegar é algo que devemos sempre exercitar.

4. Essas tarefas são essenciais (trabalho, impostos, pagamentos etc.) ou importantes pra mim ou pra quem amo?

Ryder Carrol propõe analizar as nossas listas usando o fluxograma abaixo. Trata-se de um teste para saber quais das atividades que nos envolvemos valem mesmo a pena.

O exercício é simples:

  1. Primeiro crie uma tabela com 3 colunas, ela será seu mapa de escolhas;
  2. Agora analise cada um desses ítens e se pergunte:
    • Isso tem importância? (Pra você ou para quem você ama)
    • Se eu não fizer isso algo vai dar muito errado? (Ex.: pagar impostos ou contas, tarefas com prazos pré acordados etc.)
    • Dica: pergunte-se o que aconteceria se simplesmente ninguém fizesse essa tarefa. Nunca! Ou se você pedisse pra outra pessoa fazer. Quais seriam as conseqüências reais?
Baseado no fluxograma de Ryder Carroll
5. Crie listas rápidas

Finalmente, você pode criar símbolos para facilitar o entendimento das listas e escrevê-las mais rápido. Essa é justamente uma característica forte de um bullet Journal: estruturar o conteúdo com símbolos. Por exemplo:

Imagem: bulletjournal.com

Espero ter te ajudado a potencializar suas listas. Vamos adorar saber o que você achou desse conteúdo. Deixe seu comentário aqui e acompanhe nossas dicas no Instagram.

Abraços.

Comece seu Bullet Journal

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